El tiempo es oro dicen. Escuchamos a la gente a nuestro alrededor quejarse de la falta de tiempo. Las personas deben organizar sus agendas y conocer sus limitaciones para saber cuánto, cómo y cuándo actuar al acometer una tarea.
Las empresas están obligadas a optimizar su productividad. Esto se trata de un concepto de fondo. Tenemos que ser eficiente con los escasos recursos que se tiene y el limitado personal que se forma para hacer un producto o brindar un servicio.
Cada miembro del equipo en una organización tiene la obligación moral de maximizar su esfuerzo para llevar a cabo el trabajo que repercute en la cadena de valor. Le digo a mi equipo: “trabajar es un honor, trabajar es un placer, trabajar es una oportunidad de aportar”. Pero hay que hacerlo bien, a tiempo y dentro de los presupuestos establecidos, cuidando de los demás y del medioambiente. Es una oportunidad de aportar, insisto. Todo esto depende de nuestra mentalidad, capacidad y voluntad.
Una vez que hemos establecido nuestra iniciativa de ser productivos, podemos incorporar ciertos aspectos que nos ayudarán a elevar nuestros resultados:
1. Automatiza:
Identifica cuáles son los procesos repetitivos y busca la manera más económica y eficiente de sistematizarlos. Y si posees de los recursos o tecnología, automatizarlos por medio de un software en el caso de los procesos de información o máquinas para procesos manuales o artesanales.
2. Outsourcing:
Cuando una empresa crece pierde control sobre los rendimientos y costos en su operación. Existe el principio de Peter que establece que nuestra capacidad de administrar las cosas llegan a un tope en cierto nivel. Muchas veces nos toca identificar el punto de quiebre en el cual dejamos de ser eficientes a costa de incrementar nuestra producción. Y establecer cuando perdemos productividad. La tercerizacion de procesos o servicios es una solución. Se establecen las condiciones, las reglas generales, el alcance del servicio y los costos para formalizar en un contrato con derechos y obligaciones, incluso con garantías de fiel cumplimiento o compliance. De esta manera aseguras un costo, plazos y calidad. Entiendo que puede resultar más costoso hasta cierto punto porque entre el costo de producción y el precio que cierras existe el “middle man” que cobra una utilidad, es obvio; pero aseguras un costo y te olvidas de controlar rendimientos. Se paga por producto terminado o avance del servicio. Y, puedes trasladar ese diferencial al mercado por haber mejorado la calidad y tiempo de respuesta.
3. Comunicación asincrónica:
Este concepto se trata de utilizar medios en donde los requerimientos puedan ser respondidos de manera diferida. No requiere respuesta inmediata pero queda guardada o escrita. El WhatsApp, email, Planner, Teams, G-Suite, archivos colaborativos, sistemas informáticos de consultas, son algunas herramientas para aplicar esta metodología. Las personas deben tener un sentido de urgencia pero respeto al tiempo de los demás. Mientras más organizados y comprometidos estemos en ese sentido, más útil nos resultará aplicarlo.
4. No todas las decisiones son importantes:
Muchas veces perdemos perspectiva de las cosas y tendemos a querer resolver todo al mismo tiempo. Esto es un error de planificación y organización. Primero debemos establecer nuestros objetivos, definir la forma y las tareas a ejecutar. Preferible que tengan un orden cronológico para tener una secuencia de pasos a seguir. Pero si se trata de problemas que se presentan de imprevistos, debemos de preparar un listado, asignar importancia, impacto económico y de tiempo. Dependiendo de esa clasificación, establecemos las prioridades y forma de resolver. Hay decisiones que pesan más que otras. Hay problemas que nos cuestan más por dilatar la solución, mientras que en otras ocasiones nos pasamos el día entero atrás de temas sin importancia. Mantengan el enfoque para definir cada caso.
5. Tareas simultáneas:
Una de las formas en la cual se trabaja hoy en día es con Multitasking. Esta es una práctica que normalmente puede reducir la productividad y capacidad de concluir las cosas. “El que mucho abarca poco aprieta” decía un refrán antiguo. Sin embargo, para atender las múltiples tareas que tenemos en el día a día, estamos obligados a hacerlo muchas veces. Pero existen formas de implementar este proceso. Recomiendo utilizar la metodología Scrum en donde se organizan equipos con responsables, tareas, prioridades, se establecen plazos referenciales y evalúa el seguimiento de las cosas. Se asigna un Scrum Owner, un Scrum Líder y un Scrum Master, además del equipo. Cada uno debe organizar su tiempo para llevar a cabo las asignaciones. Dale un tiempo específico a cada una en función del grado de urgencia, complejidad y tiempo de ejecución. Todo funciona en base a prioridades.
6. Mindfullness:
Esta practica nos permite estar presente. Es una técnica de respiración que nos permite ver nuestros pensamientos sin juzgar. Nos ayuda a enfocarnos en algo tan simple como la respiración durante unos cuantos minutos. Esto permite concentrarse. Ayuda a prestar atención. Mi mamá siempre me decía “Registra”. Era su forma de decirme concéntrate en lo que haces y dale plena atención a cada cosa. Esta práctica me ayuda a estar enfocado todo el tiempo, incrementa la memoria y capacidad de comprensión de las cosas. Mindfullness y meditación ayudan mucho para lograr este objetivo. Y además, te relaja para que reduzcamos el estrés y seamos mucho más productivos.
Aplica estas técnicas y lograrás resultados increíbles en nuestras vidas.
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