“Un idiota con un plan le puede ganar a un genio sin un plan” - Warren Buffet.
Esta frase representa lo que todo CEO debe hacer antes de iniciar una actividad. Tener claridad en lo que debemos ejecutar y en su proceso nos permite hacerlo de manera eficiente.
La planificación es parte del proceso que la empresa debe realizar previamente al inicio de cualquier actividad. Se establecen las necesidades, los objetivos, la manera más eficiente de ejecutar el trabajo, los plazos y los KPIs de acuerdo al marco estratégico previamente establecido.
A continuación te dejo cuáles son los pasos que debes tomar en cuenta para ejecutar una tarea debidamente planificada:
1. Identifica los objetivos: Comienza desde esta base en donde defines cuál es el resultado que buscas lograr.
2. Conforma el equipo: Define a las personas responsables de cada actividad. Es preferible trabajar en equipo de manera que el trabajo no recaiga en una sola persona.
3. Prepara las tareas y subtareas: Los trabajos deben estar claramente definidos. Si no eres tu, el equipo debe hacerlo para conocer exactamente lo que se pretende. No se puede comenzar algo si no se sabe como hacerlo ni hacia donde se quiere ir.
4. Define las prioridades: Es recomendable clasificarlas en urgente, importante, media y baja. De esa manera, conoces todo lo que debes hacer pero defines el orden en que se deben ejecutar para lograr los resultados más óptimos.
5. Establece plazos: Conversa con el equipo y definan fechas de entregas de cada tarea. Puedes usar herramientas de control de cronogramas, Canvas, o calendarios para llevar un buen control.
6. Usa una metodología de control: Existen varias pero la que mejor resultados me ha dado en los últimos tiempos es Scrum. En las reuniones de control se responden las 3 preguntas: ¿cuál es el problema? ¿De quien depende? ¿Cómo lo resolvemos?
7. Define recursos: Una vez verificado todo el plan y su metodología, debes asegurarte de tener todos los recursos financieros y equipos o herramientas necesarias para realizar tu actividad. Prepara un flujo de caja y un cronograma de uso de equipos para optimizar adecuadamente tus recursos.
8. Ejecuta: De acuerdo a la actividad en la que te desempeñes, debes realizar los trabajos definidos de acuerdo al plan.
9. Controla: La mejor manera de controlar es por medio de establecer los KPIs que son los indicadores de gestión sobre los objetivos previamente definidos. Cualquier variación debe ser detectada de manera oportuna para corregir a tiempo.
El éxito consiste en alinear a todo el equipo para que de manera colaborativa logren implementar una buena planificación para que se obtengan mejores resultados.
