Estandarización de procesos:
Definir los procesos operativos más importantes y que más tiempo toman para analizar si es factible su automatización por medio de sistemas.
Planillas de avance de obra, deben ser las mismas en todas las obras y conocer todo el proceso, desde la creación de la planilla hasta el pago en el banco. Incluye departamentos de obra y administrativos.
Obras de reembolso deben tener identificados los costos en las facturas que emite la empresa al cliente. Es decir, cada factura de un proveedor debe ser codificada, ingresada en contabilidad e inmediatamente facturado al cliente. Una vez que se cumple este proceso, el administrativo deberá conciliar la obra. Una vez a la semana mínimo para tener un buen control.
Creación de centros de costos, se realizará por medio de Juan Javier Zambrano.
El personal de trabajo debe estar 100% operativo para atender las necesidades del resto de departamentos. La no presencia física no es una excusa, deben utilizar las herramientas tecnológicas puestas a disposición por la empresa.
Apoyar al compañero de trabajo que más lo necesite. Se deberá realizar capacitaciones de suplentes de cargo, poniendo prioridades en cada trabajo. De tal forma, que si alguien se contagia hay uno o dos (mejor) para poder realizar la tarea prioritaria y no detener a la empresa. Cada jefe deberá designar los suplentes.
Cada cargo deberá hacer un manual operativo y un manual metodológico de las tareas más importantes y vitales. Manual operativo, describe paso a paso (de manera simple y sencilla) para que cualquier persona pueda hacer la tarea. Manual metodológico, explica el PORQUÉ de la tarea, de tal forma que cualquiera pueda entenderlo, mejorarlo o cambiarlo si así lo requiere.
Financiero:
Tener liquidez suficiente en la empresa como para estar dos meses sin recibir ningún ingreso y no dejar de producir. En conjunto con el departamento de Gerencia General, Administrativo y Técnico, definir el requerimiento de capital para la producción en ese periodo de tiempo.
Coordinar con las obras que se planilla los avances correspondientes, coordinar con contabilidad su facturación, y por ultimo con el cliente para su ingreso y pago.
Tener los EEFF disponibles para su análisis en cualquier momento.
Tener liquidaciones de obras por terminar. e. Estados de cuenta de obra en ejecución.
Contabilidad:
Tener cuadradas las cuentas contables. Esto incluye: proveedores, contabilidad, bancos, cuentas por cobrar, anticipos, etc.
Solicitar en conjunto con el área Administrativa las facturas correspondientes a los proveedores para dar de baja el anticipo de proveedores y aumentar el escudo fiscal.
Sistemas:
BACKUP. El personal de sistemas debe estar preparado para dar apoyo en todos los ámbitos posibles a todos el personal. Esto quiere decir que tanto Joe como Orlando pueden dar soporte sin restricciones.
Tratar de realizar los procesos de soporte de usuario vía remota con los programas necesarios. Para esto, todos los usuarios deben tener descargados estos programas. En caso de fuerza mayor y obligue a realizar algún ajuste de forma presencial, se coordinara con el área administrativa para analizar la contratación de un proveedor o enviar a un colaborador al lugar.
PRIORIZAR los pedidos de programación. Establecer TIEMPOS y tratar de cumplirlos para automatizar la mayor cantidad de procesos en el menor tiempo posible.
Administración:
Coordinar con los proveedores para organizar los trabajos en obra. Esto quiere decir revisar si los proveedores van a trabajar de tal manera que puedan cumplir con nuestros pedidos y la producción no se detenga.
Realizar un cronograma de flujos, cancelando estrictamente lo necesario para que la producción no se detenga.
Realizar cuadre de módulos d. Realizar actualización de presupuestos de obra para toma de decisiones.
RRHH:
Comunicar a todos los colaboradores el procedimiento de DISPOSICIONES GENERALES a implementarse.
Revisar junto el área Gerencia, Administrativa y Obra cuales obras van a ser prioritarias y por ende sacar a los que no laboren.
Corregir conforme al cuadro aprobado por Gerencia los nuevos departamentos, centros de costo y cargos del personal.
Cada nuevo cargo debe ser consultado con las áreas correspondientes e. Mensualmente debe hacer una reunión para ratificar los equipos de obra
OFICINA CENTRAL
Disposiciones Generales:
En Oficina central habilitaremos un espacio para lavar la suela de los zapatos y alfombra de secado para cada vez que entremos. Las visitas que ingresen deberán seguir el mismo procedimiento.
En recepción habrá un spray de alcohol o gel con alcohol para que se apliquen antes de entrar al área administrativa, cobranzas o Recursos Humanos.
Las reuniones no podrán ser con más de 8 personas en la sala principal y 4 en las salas pequeñas. Las reuniones deberán ser con mascarillas.
Se debe mantener una distancia mínima de 1 metro de separación.
Nadie se saludará con besos, abrazos o con la mano. Un simple “hola” o “buenos días” cumple con la formalidad.
La mayor cantidad de aprobaciones serán en archivos digitales que serán archivados en el Google Drive del área respectiva. Se evitarán aprobaciones en papel para evitar riesgo de contagio.
Los cheques se los firmará en tandas de 20, los cuales serán presentados en la sala de reuniones principal para la firma de presidencia, gerencia y la otra firma conjunta. Se firmaran cheques desde los miércoles hasta el viernes.
La provisión de fondos de la cuenta especial a la operativa será vía transferencia con la debida aprobación de presidencia y archivado en un PDF en el drive para nuestro soporte.
OBRA
Disposiciones Generales:
Durante la crisis de COVID-19 se seleccionará al grupo de obreros menores de 50 años para que trabajen bajo esta modalidad, junto con el maestro mayor y sus segunderos.
Mientras se mantenga el riesgo de contagio, se mantendrá pagando el 20% del salario a los trabajadores mayores de 50 años para permitir que se queden en casa y tengan suficientes ingresos para alimentación y gastos básicos. Este grupo representa el 30% de la planilla de obreros de la empresa.
Ahora más que nunca es obligatorio mantener la obra con medidas extremas de limpieza en todo momento.
Se prohíben tarrinas o cualquier tipo de alimento en los lugares de trabajo.
Se impartirán charlas permanentes para crear conciencia del personal sobre el riesgo de contagio del COVID-19 y el impacto que ha tenido y que seguirá teniendo en nuestras vidas.
Las obras deben subir al Google Drive todos los archivos según el orden establecido en las carpetas creadas para cada caso, según el orden presentado a continuación y que ya existen y están creadas.
Será obligatorio mantener la información al día en estas bases de datos.
Las reuniones remotas serán fundamentales entre el gerente general, gerente de proyecto, directores de obra y residentes para mantener el control y contacto a cada momento.
Asimismo, los recorridos de obras que se realicen a diario con los directivos o clientes deberán seguir el protocolo de distanciamiento social de al menos 1 metro entre cada persona.
Desinfección de las zonas con aspersores:
Contenedor operativo.
Baños, vestidores y comedores.
Obra en general.
Frecuencia: inicio de la jornada, media mañana, media tarde, final de la jornada.
Ingreso del Personal (aplica lo mismo para subcontratistas y visitantes):
Identificar a los trabajadores mayores de edad y aquellos con condiciones prexistentes, por ejemplo: obesidad, hipertensión, problemas pulmonares, diabetes, problemas renales, etc. Sugerencia: Radiografía de Tórax.
Todos deben usar visores, mascarillas, guantes y vestimenta apropiada.
Organizar trabajadores para el ingreso en grupos de 20 cada 15 minutos. Lo mismo para la salida, primeros en ingresar son los primeros en salir.
Utilizar túnel de desinfección.
Desinfección del calzado, bandeja de desinfección.
Tomar la temperatura antes de ingresar a la obra.
Casilleros para almacenar objetos personales.
Infraestructura:
Ubicar lavamanos en cada piso para poder desinfectarse y limpieza constante. Compra e implementación de túneles y bandejas de desinfección. Ubicar en las paredes el gel desinfectante. Contenedor de limpieza 40 pies
Inodoros metálicos antivandálicos.
Gel desinfectante.
Flautas para el lavado de manos.
Personal de limpieza de baños.
Mesones para el almuerzo. Recipientes de basura para el desecho de materiales peligrosos. Dispensario médico.
Médico, camilla.
Controles de temperatura. Termómetro láser.
Respirador manual.
Pulsioxímetro.
Ingreso de materiales:
El personal de los proveedores debe utilizar equipos de protección y el túnel de desinfección.
Desinfectar todos los equipos y materiales que ingresan utilizando los aspersores.
Personal encargado de la descarga debe repetir el proceso de desinfección.
Almuerzo:
Contratar almuerzo y descontar de los obreros.
Turnos de almuerzo de media hora por los grupos de obreros identificados.
Proceso de desinfección una vez terminado el almuerzo.
Salida del personal:
Grupos de trabajadores para la salida siguiendo los mismos lineamientos del ingreso.
Contenedor Administrativo:
Contenedor administrativo u oficinas solo pueden ingresar el personal autorizado.
Administrativos deben utilizar guantes quirúrgicos.
Personal necesario para la implementación (más de 100 personas):
2 personas encargadas de los aspersores.
1 persona en dispensario médico y control al ingreso y salida de personal.
Suplente: Designado de la obra.
2 supervisores de cumplimiento. (1 por cada 50 personas).
1 limpieza de baños y espacios compartidos.
Finalmente debemos tener confianza en el equipo y en las personas para enfrentar esta crisis. Los directivos sabremos encontrar los caminos necesarios para salir adelante, como siempre. Pero se requiere del apoyo de todo el personal, su mayor capacidad y entrega posible. Tenemos capacidad de recuperación y las claves son las siguientes:
