En la empresa tengo implementado un sistema en la metodología de trabajo que se trata de Planificar-Ejecutar-Controlar. Nos permite detectar cualquier falla o error que se desvíe de una tendencia por fuera del plan esperado para corregir de inmediato. Es un proceso de mejora continua que no para nunca.
En nuestra actividad todo proyecto debe, necesariamente, arrancar con un plan. De hecho, lo primero que hacemos es dibujar o revisar un documento que se llama “planos”, justamente. Desde ahí partimos para evaluar la viabilidad constructiva, el tipo de trabajo, las especificaciones técnicas, el cálculo de cantidades y la metodología a usar. Realizamos los presupuestos y determinamos los materiales, equipos, personal de mano de obra, subcontratistas y los profesionales para la supervisión. Preparamos el horizonte de tiempo en función de los recursos disponibles y elaboramos el cronograma.
Definidos todos los parámetros de la obra en la etapa de planificación, iniciamos los trabajos en cada uno de los departamentos de la empresa. En obra se organiza un equipo de ingenieros y arquitectos para dirección y administración. En oficina central tenemos un equipo de administración, compras y logística, otro financiero y de contabilidad, uno de control de costos y evaluación de avances, un equipo técnico de soporte y presupuestos; y, finalmente uno de arquitectura y coordinación de ingenierías. Cuando se trata de proyectos de promoción inmobiliaria, se incorporan los equipos de comercialización y crédito y cobranzas. Todos se activan en función de cada responsabilidad asignada para la oportuna y correcta implementación del plan.
De manera permanente y desde que inicia la obra, nos reunimos en lo que he denominado equipos transversales formados por un integrante de cada disciplina y comenzamos a controlar la ejecución. Por la parte técnica evaluamos las 3 C’s: Costos, cronogramas y calidad. Desde el área administrativa que la logística acompañe la evolución de los trabajos, la financiera la oportuna asignación de recursos, la contabilidad de tener registrado todo al día, en control de obra actualizar avances para comparar con inversiones y gastos, el departamento comercial que los clientes se encuentren al día en sus obligaciones y atender requerimientos de adicionales.
El concepto del infinito se trata que esta metodología no para nunca. Debemos tener la disciplina suficiente para que cada 15 días nos juntemos a evaluar las tendencias de nuestro trabajo y del mercado para revisar que no existan desviaciones en contra y, más bien, fortalecer las positivas. Incluso llevamos las mejores prácticas de una obra para que se implementen en las demás.
Se requiere experiencia, visibilidad y aceptación de nuestros errores. No podemos esconder nada porque mientras más anticipemos los problemas, más rápido corregimos. El riesgo es inversamente proporcional al avance. A medida que el proyecto se desarrolla, nuestro margen de error se reduce. Se deben evaluar los sucesos a priori y posteriori para determinar el resultado del proyecto. Lo pasado nos permite corregir un error sistemático; lo futuro debemos evaluarlo para medir tendencias externas del mercado. Buscamos reducir los problemas a cero.
El concepto del infinito comienza, nunca termina, es simple, es complicado, es todo y es nada.
