En toda organización enfrentamos problemas diariamente. Es normal que existan errores en los procesos, así como diferencias entre opiniones que deriven en algún conflicto. Es bueno que existan. Si tenemos la mentalidad de mejora continua instaurada en nuestras raíces, los problemas son la primera oportunidad de crecimiento en nuestras vidas. Si comenzamos a analizar un problema con la mente cerrada enfocados en buscar culpables, nunca llegaremos a una solución. Si lo hacemos pensando en buscar una solución, encontraremos miles. Incluso al responder una pregunta filosófica del ¿porqué estoy aquí en esta vida?, estamos resolviendo un problema.
Entiéndase la definición de problema como un dato desconocido que debemos definir; como un proceso que no funciona como debe ser; así también, como una diferencia de criterios entre dos o más pensamientos que buscan un objetivo común. Debemos evitar pensar en la palabra “problema” como una ofensa, búsqueda de culpables o señalamientos. Recordemos siempre:
Problema = Solución.
Un CEO debe destacarse por su habilidad en resolver problemas y su forma de enfrentarlos. Pero existen técnicas muy eficientes que te pueden ayudar a diferenciarte. Aquí 7 pasos que te servirán de mucha ayuda:
1. Define el problema:
Los problemas tienen dos aspectos y niveles de tolerancia: a) ingeniería o procesos, para lo cual se debe tener poco o nada de tolerancia por tratarse de un tema repetitivo y secuencial; b) comportamiento o psicológico, para lo cual se debe tener un mayor rango de flexibilidad por ser un tema de criterios y pensamientos.
Una vez definido el tipo de problema, revisa exactamente que está fallando, no funciona como esperas, o cuáles son las diferencias de criterio ante una situación en particular.
2. Determina las causas:
Detectado un problema, la fase, su magnitud y afectación, evalúa cuáles son las causas del problema. De ser un proceso, analiza en la cadena de producción industrial, logística o de servicio, donde se está fallando. Recuerda que al ser un proceso industrial, cualquier error se seguirá repitiendo y causando el mismo daño de manera infinita y dependiendo de su magnitud, incluso te puede llevar a una paralización total o quiebra de tu negocio. Y, al ser un proceso ideológico, se debe determinar si el equipo no se encuentra alineado en sus ideas, para lo cual se establecen los puntos de acuerdo y discordia para trabajar en los puntos de encuentro.
3. Genera soluciones:
Cualquier problema tiene más de una solución. Todas pueden ser aceptables y recomendadas. Trata de proyectar los resultados que generaría cada una y su impacto al final. En teoría, si has determinado bien el problema, analizado sus causas y generado soluciones, cualquiera de ellas será mejor comparada con el punto de partida. Simplemente debes procurar escoger la que genere el mejor escenario sobre el objetivo que se pretende.
4. Evalúa soluciones:
Una vez seleccionadas las posibles alternativas, debes evaluarlas incorporando tiempos de implementación, eficiencia, costo beneficio, capacidad técnica-económica-física de ejecutarse, la accesibilidad a recursos y haber llegado a un acuerdo, sobretodo.
5. Escoge una solución:
Logrado un consenso y evaluado los impactos de la implementación de cada una de las soluciones previamente establecidas, selecciona una. La peor solución que puedes escoger es hacer nada. Comenzaste con un problema y por eso has llegado a este punto. La manera más efectiva de no caerse de una bicicleta es seguir pedaleando. Recuerda eso siempre. Debes seguir moviéndote y corrigiendo de manera continua.
6. Prepara un plan de acción:
Para ejecutar la mejor solución seleccionada tienes que definir claramente un plan para su correcta ejecución. En el caso de solución para el problema de ingeniería, determina paso a paso cada actividad a seguir. Para el caso psicológico o comportamiento, define reglas y ámbito de acción, así como su margen de maniobra.
7. Mide los resultados:
Mientras más seguimiento se hacen a las actividades mejor control podremos tener. Establece indicadores de gestión para tabular los resultados y comparar contra el objetivo. De esa manera puedes calcular su cumplimiento relativo y hacer ajustes de ser necesario.
8. Tips adicionales:
a) Usa la metodología Scrum. Es un mecanismo de gestión que te permite establecer tareas y reuniones de seguimiento con los temas claramente definidos, organizados por tipo de tarea, asignatura y orden de prioridad. Además que se trabaja en pequeños equipos para establecer responsabilidades puntuales y de colaboración.
b) Think outside the box. Mantén la mente abierta. Quizás la solución del problema esté fuera el ámbito de acción del que piensas.
