Luego de la misión de una empresa y su estrategia, la planificación es lo más importante que un CEO debe hacer conjuntamente con su equipo.
La misión es el propósito que uno tiene en la vida. El ¿Porqué estamos aquí? La estrategia es el ¿Cómo lo vamos a hacer? La planificación es ¿Qué hay que hacer?
La planificación involucra una lista de actividades que deben realizarse para saber que pasos debemos seguir para lograr nuestros objetivos. En el caso de la construcción, nuestra planificación parte desde el diseño de un proyecto. Preparar las especificaciones técnicas del producto y sus características de obra y acabados. Realizar los estudios técnicos para hacer posible la ejecución de la obra. Elaborar un presupuesto para saber los costos y precios que vamos a establecer, de acuerdo al nivel de servicio que brindamos y tipo o tamaño de mercado. Definir el tiempo de construcción en un cronograma con cada paso a seguir y sus debidas interacciones en cada actividad con las rutas críticas. Realizar la programación de obra y organizar los equipos humanos que ejecutarán el proceso constructivo, así como el suministro de materiales acorde a sus tiempos de producción y logística. Revisar semanalmente cada actividad acorde al plan original para llevar un adecuado control de lo que en Etinar denomino las 3 C’s: costos, cronograma y calidad. Todo esto se realiza en la planificación de un proyecto.
Pero a pesar de tener claridad en las actividades que debemos ejecutar con cada uno de los pasos a seguir, igualmente fallamos en algún momento del proceso. Ya sea porque el material no llega a tiempo por falta de pago debido a un bache temporal de liquidez; porque el personal rindió menos de lo programado por factores externos tales como sorpresas en el suelo o clima; falta de eficiencia de los trabajadores porque no son los adecuados o todavía no alcanzan su curva de aprendizaje; falta de cumplimiento de algún proveedor o subcontratista sin explicación alguna; falta de capacidad de los supervisores de obra; entre otros de los tantos de miles de factores que se presentan cada día en los proyectos.
Pero aún así es preferible planificar. He escuchado muchas veces a personas que me dicen: “¿porqué planifican tanto si igual fallamos?” O, “¡Tanta planificación y tantos controles para fallar igualmente!” Mas bien, en mi caso, reflexiono y digo: “si, es verdad, fallamos, pero sabemos donde hemos fallado porque se rompió el plan en tal o cual lugar”. Esto me permite re evaluar el proceso nuevamente y buscar mejorar en aquellas actividades donde no hemos cumplido. A esto lo llamo mejora continua. Tanto así me gusta este concepto, que lo he incorporado como parte de mi estrategia empresarial. Me he propuesto que cada uno de nuestros colaboradores debe hacer un examen de auto consciencia y buscar los puntos en donde podemos mejorar. Ya sea en procesos, en costos, en negociación, en organización, en registro de información, diseños sustentables y costo-eficientes, en atención al cliente, cualquier otra actividad que permita que la empresa mejore su servicio y logre optimizar resultados: tanto económicos como de calidad. Es un círculo virtuoso que no para nunca: “El infinito: Planificar-Ejecutar-Controlar”.
Tengamos claro que si no planificamos, no controlamos. Si no controlamos, no mejoramos. Ante la pregunta de “¿Porqué planificamos tanto si igual fallamos?”, respondamos: ¡Imagínate si no planificáramos!
